纸质档案数字化验收标准

　　现如今，在大数据的背景下，数字化逐渐成为时代前进的趋势，教育、医疗等各个领域都在开展数字化转型，为行业发展提供助力。档案整理工作同样跟上时代潮流，积极进行档案数字化探索，并取得了斐然的成效。以下是关于档案数字化的具体情况。

　　一、纸质档案数字化的具体流程：

　　1.预处理

　　首先要对档案进行清洁，去除灰尘、污渍、胶带等杂质，像古老档案上的霉斑等也要处理。对档案进行整理和分类，按照一定顺序归档，方便后续扫描和管理。

　　2.扫描

　　档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪主要取决于所扫描档案的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。扫描仪最好有高分辨率和自动进纸功能，部分还能自动双面扫描，提高效率。

　　3.图像处理

　　扫描后，有些档案图像可能存在问题，为确保扫描质量，应进行检查，对扫描时倾斜或偏移的图像进行矫正，裁剪去除边框等多余部分，旋转方向不对的图像并增强图像质量。

　　4.光学字符识别(OCR)

　　通过OCR软件识别扫描图像中的文本，转化为可编辑文本，方便检索。

　　5.数据整理与分类

　　添加元数据如标题、日期等，建立索引和标签分类档案。

　　6.存储与备份

　　选择计算机、服务器或云存储存储数字化档案，并定期进行档案备份，以确保数据安全。

　　二、纸质档案数字化验收内容和标准：

　　纸质档案数字化项目验收的内容包括合同履约情况、档案整理情况、档案目录数据、数字图像、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。具体内容如下：

　　1.合同履约情况

　　是否按照招标文件、合同的要求完成项目的工作任务，完成工作量的90%以上可以视为完成任务。

　　2.档案整理情况

　　各门类档案是否按照相应的整理规范进行整理，归档范围明确，保管期限区分准确，装订、装盒符合相关标准，档号章、背脊填写规范等。

　　3.档案目录数据

　　按照《档案著录规则》等标准进行著录条目数据，包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。

　　4.数字图像

　　按照《纸质档案数字化规范》等标准进行数字化扫描，包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。

　　5.元数据

　　元数据的获取，元数据元素的完整性和赋值规范性等。

　　6.数据挂接

　　数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所必需的流程。主要借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联，保证档案数字化准确度。

　　7.工作文件

　　各种工作文件、日志、记录等，包括工作文件的完整性、规范性等。

　　(1)档案数字化过程中形成的各种数字化工作文件、记录，工作流程单、前处理工作单、扫描工作单、图像处理工作单、数据录入工作单等;

　　(2)各种工作人员名单、访客名单、设备登记表、安全审查报告、保密承诺书、档案交接单、项目验收报告等。

　　8.存储载体

　　数字化加工的各种存储介质，移交的成果存储介质，主要包括载体的可用性、有无病毒、按照规定标准进行存储等。

　　9.验收反馈与总结

　　组织验收小组成员进行内部评估会议，总结本次验收中的不足和成功，提出改进意见，并将反馈意见纳入档案数字化标准的制定与修订中，以提升后续工作的质量。

　　在档案数字化流程中，验收工作是非常重要的一环。对已经整理好的数字档案制定一套专业的验收标准并严格执行，有利于保证数字档案的准确度和保存质量，助力档案整理工作现代化、信息化发展。