数字化档案室标准

　　随着我国社会迅速发展，全国各类档案文件数量成倍增长，传统的档案管理逐渐力不从心。与此同时，我国信息化水平不断提升，数字化转型走入各行各业，档案数字化加工开始出现并逐渐在政府机关单位、企事业单位和各种社会组织中流行。

　　档案数字化是什么呢?

　　档案数字化是一种新型的档案信息管理模式，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用机算计系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库。

　　档案数字化的作用：

　　1.代替原件使用，有效延长原件的保存时间。

　　2.数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。

　　3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。

　　4.提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。

　　5.提高经济效益，数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　档案数字化处理是一项较为复杂的工作，在加工过程中，不仅要保证原始档案不受损坏，还要确保扫描质量和准确度。与此同时，扫描所需设备成本较高，使用时还要注意对各种设备仪器的保护，控制成本。因此，为了保障档案数字化过程中的准确性、安全性，需要一个严格管理的数字化档案室。

　　档案数字化加工室的标准：

　　1.主机房的标准

　　主机房的位置应远离强电磁场、强振动源、强噪声源、灰尘、油烟、易燃、易爆等场所和区域。主机房供电系统应采用双向供电和不间断供电，消防系统要配备消防装置，高压细水雾灭火系统和洁净气体灭火系统。此外，主机房对于温湿度有严格要求，需配备专用空调设施，温度应控制在18-28℃，湿度应在35%-75%范围内，关闭温度在5-35℃，湿度在20%-80%之间。

　　2.网络设置标准

　　网络配置可采用局域网与互联网，在局域网上开展数字档案接收、管理、存储、用各项业务的局域网主干线路采用光纤铺设，可以实现局域网业务的物理隔离。数字档案的利用、展览、咨询以及数字资源的收集可使用互联网，同时还需要保证网络的安全，那么就需要配备防火墙、杀毒防护软件等，满足业务还需要专用服务器，配置在线、离线备份设备。

　　3.软件标准

　　数字档案联机和离线接收目录数据，可以对接收到的目录数据、数字档案进行准确、完整、可用、安全的检测系统，与应接收范围内的立档单位档案信息系统实现对接，可以接受不同类型的数字档案，如文本、图像、音频、视频、数据库等。

　　4.设备标准

　　要根据人员总数配备计算机，并配备自助文件检索服务、计算机终端设备、数字扫描设备、监控设施、数字专用存储设备、音视频采集设备、音视频数字转换设备、数据库、备份恢复系统等系统软件，从而确保档案数字化的查询与管理。

　　其次，还需要对数字化档案室进行综合管理和定期的检查：

　　定期维护。所有设备应定期进行维护和升级，确保性能最佳。

　　人员培训。对使用设备的工作人员进行培训，确保设备的有效使用和安全操作。

　　安全管理。制定安全管理制度，规范设备使用和档案查询流程，确保档案和设备的安全。

　　总之，打造一个标准化、契合多方面需求的数字化档案室是档案数字化加工不可缺少的前提。对数字化档案室进行严格规范，也是确保档案数字化工作高质量、高效率运行的重要基础。